Online-Meetings gehören zum Job-Alltag bei Rheindigital, der Remote-Work-Agentur. HR-Managerin Silke Fürle erklärt, warum Meetingregeln für eine positive Unternehmenskultur wichtig sind.
Was sind die Vorteile von Remote Work für die Agentur und die Mitarbeitenden?
Für die Mitarbeitenden ist meiner Meinung nach einer der größten Vorteile, Zeit und Kosten für das Pendeln zu sparen. Ich persönlich finde es sehr sympathisch, wenn ich meinen PC runtergefahren habe, sofort mit meinem Freizeitprogramm starten zu können oder für die Kids da zu sein. Außerdem führt Remote Work zu höherer Autonomie und weniger Bürounterbrechungen. Das wiederum steigert die Produktivität – ebenfalls ein großer Vorteil für die Agentur. Dass wir zudem einen größeren Pool an potenziellen Talenten nutzen können, ist für uns ein weiteres Plus. So hatten wir schon Vorstellungsgespräche mit Kandidatinnen in Barcelona und Madrid.
Bedeutet Remote Work, auch mal im Ausland zu arbeiten?
Hin und wieder vom Ausland aus zu arbeiten, wird von unseren Mitarbeitenden sehr geschätzt und genutzt. Im November haben sich zwei von uns zusammengetan und einen Monat gemeinsam von Teneriffa aus gearbeitet, das fand ich großartig.
Warum hat sich Handlungsbedarf in puncto Meetingregeln ergeben?
Online-Meetings sind Teil der Unternehmenskultur. Daher gehören förderliche Meetingregeln dazu. Um für alle eine Leitplanke zu bieten, haben wir gemeinsam ein paar Regeln aufgestellt, um uns das Miteinander zu vereinfachen. Wertschätzung und Positivität schaffen den Boden für Kreativität und Innovation. Online-Meetings sind ein soziales Event. Wenn das nett gestaltet ist und gut läuft, entstehen psychologische Sicherheit und ein Teambuilding-Effekt. Dies wirkt dann weit über das Meeting hinaus.
Links: Remote-Weihnachtsfeier – selten so gelacht! Mitte: Leeres Büro, volles Meeting – kann passieren. Rechts: Unser Online-Meeting zum Valentinstag war uns eine Herzensangelegenheit.
Was wäre ein Beispiel dafür?
Da die soziale Interaktion im Online-Meeting leider oft verloren geht, haben wir in unsere regelmäßig stattfindenden Teammeetings ein kleines Warm-up integriert. Hierzu ziehe ich sechs beliebige Namen von Mitarbeitenden, die dann von allen anderen eine warme Wertschätzungsdusche bekommen. Das bedeutet, dass die Teilnehmenden spontan Komplimente für den oder die jeweils Gezogene aussprechen. Dies führt zu sozialer Interaktion und die wiederum schafft Verbundenheit.
Wenn wir Online-Meetings nett gestalten und alle Teilnehmenden integrieren, tut das dem Arbeitsklima und dem Teamgefühl gut.Silke Fürle, HR-Managerin bei Rheindigital
Welche Meetingregeln sind außerdem wichtig?
So schalten wir immer alle die Kamera ein, auch in Meetings in großer Runde. Der Grund ist, dass wir uns und die Emotionen in unseren Gesichtern lieber sehen, als auf eine leere Kachel zu gucken. Außerdem ist es den Teilnehmenden und dem aktuell Sprechenden gegenüber respektvoller. Weil wir ein kreativer Haufen sind, nutzen wir auch die interaktiven Emojis, um uns einzubringen. So hat man schnell mal einen lächelnden Smiley oder einen Daumen hoch zum Gespräch beigetragen und macht das Meeting damit bunter.
Wie gelingt es, im Online-Meeting zeiteffizient zu sein?
Indem man das Timing von vornherein realistisch ansetzt. Das heißt zum Beispiel, Zeit für Rückfragen einzuplanen. Manchmal dauert es, bis auch die Stilleren etwas sagen. Ich finde es wichtig, deren Feedback einzuholen, natürlich ohne dass es ihnen unangenehm wird. Bei zu langen Redebeiträge genügt meist ein Hinweis auf die Zeit. Verstrickt man sich Meinungsverschiedenheiten, hilft oft vertagen, um sich zu sammeln.
Wie geht Ihr mit Spezialfällen um, etwa, wenn jemand wegen eines Ausschlags sein Gesicht nicht zeigen möchte oder ihm/ihr die Komplimentedusche nicht behagt?
Sollte es trotz unserer Regeln mal zu Problemen bei Online-Meetings kommen, dann kommunizieren wir dies und finden gemeinsam eine Lösung. Denn wer wüsste es besser als wir: Gute Kommunikation ist alles!
Dos
Don´ts
Gifs und Emojis als Reaktion; nützliche Links in den Chat stellen.
Das Ganze übertreiben und während des Meetings parallel die schrillsten Beispielen recherchieren oder permanent den Hintergrund wechseln.
Annehmbar, sympathisch und/oder originell aussehen.
Körperpflege, Rasieren, Augenbrauenzupfen oder Schminken während des Meetings.
Sich dem Kontext entsprechend kleiden.
Sich zu freizügig oder nachlässig kleiden, etwa mit textilarmem Rip-Shirt oder Morgenmantel.
Auf richtige die Beleuchtung und den Bildausschnitt achten; die Kamera etwas oberhalb des Gesichts platzieren.
Während des Meetings aufstehen bzw. auf- und abgehen; Kamera auf Schritt- oder Dekolletéhöhe einstellen oder rutschen lassen.
Angemessenes Hintergrundbild oder Weichzeichner wählen.
Anstößige Hintergrundbilder oder unangemessenes Interieur wie leere Bierflaschen oder zerwühlte Betten zeigen.
Aufmerksamkeit ermöglichen; ablenkende Geräte entfernen oder in den Flugmodus versetzen.
Parallelaktivitäten ausübern; eingehende Anrufe während des Meetings annehmen und (hörbar) führen.
Auf das Teilen des eigenen Bildschirms vorbereitet sein und diesen korrekt und zügig freigeben.
Beim Teilen des Bildschirms lange suchen und dann die falschen bzw. kompromittierende Inhalte offenlegen.
Von links: Der Lieblingsfilm als Online-Meeting-Hintergrund sorgt für Gesprächsstoff. Ein Einblick ins Interieur der Meeting-Teilnehmenden kann aufschlussreich sein. Hintergrundbilder im Corporate Design passen zu vielen Anlässen.
Meetingkultur und TeambuildingDarum fördert eine gute Meetingkultur das Teambuilding – Beispiele:
- Neue Kolleg*innen stellen sich vor, werden mit virtuellem Konfetti begrüßt.
- Online-Meetings lassen sich als witziges Teamevent mit Gewinnspielen und kreativer Interaktion organisieren.
- Man bekommt – ähnlich wie bei informellen Treffen in der Kaffeeküche – etwas Privates von den remote arbeitenden Kolleg*innen mit, z.B. wenn Hauskatzen durchs Bild huschen oder man das Interieur sehen kann.
- Lustige Challenges wirken als Eisbrecher und Gesprächsstoff – zum Beispiel die Lieblingsband, der Jugend-Crush oder die aktuell tollste Serie als Meeting-Hintergrundbild.
- Die Online-Meeting-Hintergründe stehen zudem in verschiedenen Corporate Designs zur Verfügung, sodass sie zum jeweiligen Outfit passen.
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