Was macht digitale Zusammenarbeit effizient? Unsere Kriterien für ein robustes Toolset

Die Corona-Krise hat Unternehmen und Teams in digitale Arbeitsprozesse gedrängt. Nach dem ersten Schock Anfang 2020 waren die meisten Unternehmen schnell in der Lage ihre notwendigen Kommunikationsanforderungen digital abzubilden. Digitale Zusammenarbeit durch Cloud-Lösungen sollte mittlerweile zumindest in der Theorie für fast jede Büro-Tätigkeit möglich sein. Laut einer Studie der Krankenkasse DAK zu den Auswirkungen von Homeoffice und digitalem Arbeiten, leiden nach anfänglichen Reibungsverlusten weniger Arbeitnehmer unter Stress. 56% der 7000 befragten ArbeitnehmerInnen berichteten, dass sie Zuhause produktiver arbeiten können.

Doch ebenso schnell, wie sich Erfolgsgeschichten der digitalen Arbeitswelt erzählen lassen, stoßen Unternehmen an Grenzen des „New Normal“. Wie steht es mit kreativen Team-Leistungen? Wie fängt man den Verlust des zum Teil doch produktiven „Flurfunk“ und die interdisziplinäre Vernetzung an der Kaffeemaschine auf? Und wer hält beim 6. Zoom Call des Tages den Drive und die Aufmerksamkeit oben? Digitale Zusammenarbeit will gekonnt sein und sollte, wie jede Lernkurve im Unternehmen, nicht als Selbstläufer, sondern als Management-Aufgabe wahrgenommen werden.

Wer das Projekt Digitalisierung damit abschließt, dass Telefonkonferenzen nun auch mit Video stattfinden und noch mehr E-Mails verschickt werden, der kratzt noch an der Oberfläche und verpasst die Chance, jetzt den nächsten Schritt zu machen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie ein robustes Tool-Set der digitalen Zusammenarbeit aussehen kann und was wir von E-Learning-Tools und Medienformaten lernen können. 

Was können Unternehmen von Tools zur digitalen Zusammenarbeit lernen und welche Tools bieten echten Mehrwert?

An Digital-Tools für die Zusammenarbeit aus dem Home-Office mangelt es in diesem Jahr nun wahrlich nicht. Um Tool-Wucherei im Unternehmen vorzubeugen, sind die richtige Auswahl und die kreative Nutzung der vorhandenen Tools der Schlüssel zur effizienten Digital-Architektur für Ihre Projekte. 

Videokonferenzen – der Klassiker der digitalen Arbeitswelt

Diese Variante kennen die meisten von uns. Aus gutem Grund. Klassische Videokonferenzen mit Lösungen, wie Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts etc. gehören in 2021 zum Standard der digitalen Zusammenarbeit. Leider gehören mittlerweile auch die Abnutzungserscheinungen der Konzentrationsfähigkeit zu den Erfahrungen, die zum Thema Videokonferenzen häufig berichtet werden. Um innovativen Wind in Ihre nächsten Termine zu bringen, empfiehlt es sich, bei der Planung von digitalen Meetings über verschiedene Formate nachzudenken. 

Speed-Dating per Videokonferenz

Gerade das Onboarding für neue MitarbeiterInnen stellt Teams und Unternehmen aktuell vor große Herausforderungen. Das Kennenlernen des relevanten Inner-Circle der eigenen Abteilung kann noch durch die regulären Meetings und Telefonate quasi nebenbei erfolgen. Doch wie sieht es mit der interdisziplinären, abteilungsübergreifenden Vernetzung von neuen Kolleg*innen aus?

Die obligatorische Runde durch das neue Büro ist durch das Homeoffice fast unersetzbar entfallen. 

Wenn es keine gemeinsammen Projekte gibt, ist es kaum möglich, Netzwerkeffekte im Unternehmen im digitalen Daily Business zu fördern. Wir haben beim Thema Onboarding Agentur-intern gute Erfahrungen mit dem Format „Speed Dating via Zoom“ gesammelt. Das Konzept besteht daraus, über die Wochen der Onboarding Phase verteilt, 15-20 minütige Calls zwischen neuen Mitarbeiter*innen und den Kollegen zu arrangieren. Der Inhalt des Termins ist dabei bewusst frei, da es nicht um eine thematische Einführung gehen soll, sondern darum, ein positives Team-Gefühl und einen ersten Eindruck produzieren. Im besten Fall entsteht ein angenehmer, kurzweiliger Austausch zwischen privatem Kennenlernen und Smalltalk, und informativen Aspekten etwa über die aktuellen Projekte. So kann sich, trotz Home-Office, schnell ein ganzheitliches Gefühl für das Unternehmen, die verschiedenen Projekten und die allgemeine Kultur ergeben. 

Online-Echtzeit-Kommunikation: Slack 

Slack ist in 2021 vielleicht für einige schon ein altbewährter Hut der digitalen Arbeitswelt, doch wir wollen hier schließlich neue Formate erforschen. Slack bietet neben einer Vielzahl von nützlichen Integrationen die Möglichkeit, abteilungs-, oder projektbezogene Kommunikations-Channel zu bauen. Diese funktionieren dann als eine Mischung aus Thread (à la Reddit oder Whatsapp-Gruppe) und einem News-Feed zum Thema des Channels. Zusätzlich bietet Slack eine Möglichkeit des direkten Austausches von Nachrichten, wie man es von klassischen Messenger und Chat Diensten kennt. Ideal also bei Fragen, die schnell beantwortet werden müssen, dem informellem Austausch und der schnellen Kommunikation innerhalb eines Teams.

Die Tendenz zu mangelndem Diskussions-Fokus oder dem Gegenteil, der Passivität einzelner auf Grund von zu großen und vielen Channels, schwingt bei der Nutzung von Slack allerdings immer mit. Es gilt also, die Zahl der Kanäle auf ein nötiges Minimum zu begrenzen und diszipliniert obsolet gewordene Kanäle zu archivieren. Und hier kommen Formate ins Spiel, die solche Zerstreuungseffekte sinnvoll kanalisieren können:

Donut, der Chat-Bot zum Verkuppeln

Das Tool Donut ist in aller Munde. Dies ist eine Chatbot-Anwendung, welche dabei hilft, die Bildung von Netzwerken im Unternehmen aufrechtzuerhalten und vor allem durch spontanen Austausch vor der Vereinsamung im Home-Office schützt. Donut schlägt automatisierte Treffen zum Chat oder Video Call zwischen Mitarbeitern vor. Wenn beide Kollegen Lust haben auf das Treffen, findet dieses dann meist zur Mittagszeit statt und man verbringt eine digitale Kaffee-, beziehungsweise Donut-Pause zusammen. Sinnvollerweise stellt der Chatbot beiden Kontakten auch direkt eine Ice-Breaker-Frage, damit einer kurzweiligen, humorvollen Abwechslung zwischen den Business-Meetings nichts mehr im Weg steht.

Be my Slack-Buddy! 

Da es gerade in größeren Teams unübersichtlich für neue Teammitglieder sein kann, hat sich Slack auch als Tool für Mentoring bewährt. Der Vorteil ist dabei, dass die zum Teil auch vertrauliche Kommunikation, anders als in Emails, im eigenen Thread bleibt, in dem auch Dateien abgelegt und ausgetauscht werden können. Das Bündeln von Kommunikation ist eben kriegsentscheident, wenn es um die Effizienz von digitaler Zusammenarbeit geht. Und wenn (geschriebene) Worte nicht reichen, kann entweder durch eine Google Hangouts Integration, oder auch mit dem eigenen Video-Call Feature von Slack, eine Call gestartet werden, ohne das Tool zu verlassen.

Videoaufnahmen als Sales Pitch

Jetzt, wo jeder seine Camera-Shyness vor der eigenen Webcam abgelegt hat, lohnt es sich darüber nachzudenken, welche Video-Formate außerhalb von Konferenzen Mehrwert bringen. Ohne Messen und Networking-Events ist es gerade für Sales-Teams eine Herausforderung, persönliche Kontakte anzubahnen und die eigenen Produkte in Szene zu setzen. Webinare kosten dabei viel Zeit und der Kontakt muss zuerst die Hürde der Terminplanung nehmen. Ein schnelles und effektives Format stellt beispielsweise der Video Pitch dar, um frischen Wind in E-Mails und First-Contact-Calls zu bringen. Nehmen Sie, nach Vorbild eines Elevator Pitchs ein kurzes Video von sich auf, in dem Sie Ihrem Kontakt kurz erklären, wer Sie sind, welches Problem Sie bei dem jeweiligen Lead identifiziert haben und teasern Sie das Lösungspotential Ihres Produkts/Ihrer Services an. Für das Recording des Videos bietet sich zum Beispiel Zoom an. Das Video lässt sich dann einfach in eine E-Mail integrieren und mit einem Meeting Link zur Kalender-Buchung verschicken. Das ist ein persönlicher, unkonventioneller Weg, um Aufmerksamkeit bei Ihren Leads zu generieren und langwierige Webinare erst dann anzubieten, wenn es sich wirklich lohnt. Nach den ersten Versuchen, lässt sich so ein individuelles Video per Skript standardisieren, sodass die Erstellung noch schneller von der Hand geht.

Firmenpodcast – Unternehmenskultur für Remote Work

Leadership bedeutet Kommunikation und da Video-Calls erschöpfend sind und Firmenkultur in E-Mails nicht immer transportiert werden kann, lohnt sich ein Blick auf das Format Podcast. Immer mehr CEOs nutzen firmeninterne Podcasts als Plattform, um News und Updates zu kommunizieren. Die Devise ist dabei „einfach loslegen“. Die Voice-Recorder App vom Iphone und ein paar Notizen zur Struktur reichen meist aus, um in wenigen Minuten einen kleinen News-Podcast, zur aktuellen Entwicklung, dem groben Stand im Change-Prozess oder den neuen Hygiene-Maßnahmen zur Corona-Eindämmung bereitzustellen. Wichtiger als die harten Fakten ist es dabei das Wir-Gefühl und die Unternehmenskultur zu fördern und alles Wichtige und Unwichtige zu transportieren, was in den Status-Calls den Ramen sprengen würde. Als Format bietet sich ein Executive-Podcast alleine, oder im Duo (C-Level) an, oder auch ein Interview Format, in dem ein Host jede Woche wechselnde Kolleg*innen interviewt, bei denen es etwas spannendes zu berichten gibt. Es gilt das Motto, „Better done than perfect“, denn hier muss nicht von der ersten Folge an ein perfektes Medienprodukt abgeliefert werden. 

Digitale Zusammenarbeit am Whiteboard

Status-Meetings, in denen To Dos besprochen werden, sind erfahrungsgemäß im Video Call wesentlich kürzer und effizienter geworden. Was oft auf der Strecke bleibt, ist der kreative Flow, der sich nicht gut in digitalen Räumen realisieren lässt. Synergieeffekte und echte Zusammenarbeit ist über reine Video-Conferencing-Lösungen oft schleppend und wenig mitreißend. Abhilfe leisten hier Tools, die aus dem E-Learning kommen, wie zum Beispiel Miro. Miro ermöglicht tatsächliche Kollaboration und kreative Zusammenarbeit in Video Calls. Es handelt sich dabei um ein digitales Whiteboard, in dem alle Meeting-Teilnehmer gleichzeitig arbeiten können ohne den umständlichen Umweg über die Kombination aus zB. Zoom und Cloud-Lösung, wie Google Docs zu nehmen. Auf dem digitalen White Board lassen sich Prozesse modellieren, Brainstorming-Felder anlegen und gemeinsam Mindmaps erstellen. Ohne Workaround, sondern genau für diese kreativen Arbeiten im Team optimiert. Ideal also für Workshops und Kreativitätslöcher.

7 Tipps für ein robustes Tool-Set und erfolgreiche digitale Zusammenarbeit im Unternehmen:

1. Jede Software muss einen klar definierten Nutzen haben. Jeder im Team sollte wissen, welche Kommunikation und welche Arbeitsprozesse, wo stattfindet.
2. Tools sind kein Selbstzweck. Wenn ein Tool nach anfänglicher Neugier nicht mehr genutzt wird, dann ist es wahrscheinlich ein schlechter Fit. Regelmäßige Reviews sorgen für Klarheit, ob Tools noch gebraucht werden.
3. Never Change a Winning Team. Wenn Prozesse in einem bestimmten Tool gut etabliert sind, dann müssen Sie nicht jedem neuen Trend und Feature in den Tools der Konkurrenz nachjagen. Im letzten Jahr haben hat der Digitalisierungsschub bei Software-Entwicklern für einen Innovations-Sprung gesorgt. Fragen Sie sich daher zuerst, ob Sie Ihre Software-Lösungen bisher überhaupt voll ausschöpfen und scheuen Sie sich nicht, auch mal Beta-Features auszutesten.
4. Werden Sie kreativ und denken Sie sich neue Formate aus, um Ihre Kollegen durch originelle Ideen zu inspirieren und frischen Wind in die digitalen Arbeitsräume zu bringen.
5. Die Digitalisierung im Unternehmen lässt sich nur durch Enablement und Empowerment jedes einzelnen Team-Mitglieds gestalten. Nehmen Sie alle mit und lassen Sie Raum für unkonventionelle Ideen.
6. Achten Sie darauf, dass jeder, der Zugriff auf Daten und Informationen aus der Cloud braucht, den Zugriff schnell bekommen kann. Nichts ist eine größere Effektivitätsbremse als stockende Arbeitsprozesse auf Grund von chaotischem Rechte-Management.
7. Arbeit bleibt Arbeit. Gerade Lösungen, die mit hohem Automatisierungsgrad werben, erwecken schnell den Eindruck der Erfolg sei ein Selbstläufer. Klare Zuordnung und definierte Ziele sind wichtig bei der Einführung von neuen Tools.

Was sind Ihre Erfahrungen in Sachen digitale Zusammenarbeit? Welche ungehobenen Potentiale sehen Sie bei der digitalen Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen? Und, haben Sie Ihren Frühjahrsputz durch die Tool-Kiste schon geplant?

Wir hoffen, dass Sie dieser Gastbeitrag von unserer Kölner Partner-Agentur made2GROW inspiriert hat. made2GROW berät Unternehmen im B2B Bereich zu maßgeschneiderten Tool-Sets und unterstützen Teams bei digitalen Marketing- und Sales-Themen.

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